PERANCANGAN SISTEM
TERINCI
PERANCANGAN
OUTPUT
Tujuan Perancangan Output adalah mengubah data menjadi
informasi yang berkualitas dan dapat digunakan. Tujuan akhirnya adalah untuk
proses pengambilan keputusan.
Informasi yang berkualitas dan dapat
digunakan meliputi hal-hal berikut ini :
·
Accessibility : easy-
to-use interfaces (kemudahan akses)
·
Timeliness : dibuat sesuai waktu untuk melakukan
aksi
(ketepatan waktu menghasilkan informasi)
·
Relevance : menghindari detail yang berlebihan
(sesuai
kebutuhan)
·
Accuracy : bebas dari kesalahan
(ketepatan nilai dari informasi)
·
Usability : sesuai dengan model mental / tipe
kognitif user
Perancang output harus menyediakan suatu produk terhadap
klien (end user) yang akan
menggunakan laporan. Perancang harus bertanya kepada klien, format output apa
yang sangat membantu dan sangat mungkin untuk digunakan.
1.1.
Macam-Macam Bentuk Laporan
Bentuk dari laporan yang dihasilkan
oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel
dan berbentuk grafik atau bagan.
q Laporan Untuk Level Manajemen yang
Berbeda
Laporan
Berhirarki
Laporan yang dibuat untuk
masing-masing level manajemen untuk menerima informasi sesuai dengan permintaan
khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan.
Para eksekutif akan melihat trend,
kecenderungan, dan pola-pola dari laporan tersebut. Mereka ingin mengetahui
apakah masing-masing bagian sudah mencapai tujuan.
Ada dua macam laporan berhirarki :
·
Filter Report : laporan yang
dirancang untuk memfilter elemen-elemen data yang dipilih dari database,
sehingga pengambil keputusan akan memperoleh laporan yang sesuai dengan
kebutuhannya. Biasanya data difilter pada level atas.
·
Responsibility Report : laporan
yang dibuat untuk memutuskan siapa yang bertanggungjawab terhadap suatu
laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dll.
q Laporan
Yang Membandingkan Data
Laporan ini dibuat untuk membantu
manajer dan user lain dalam memilih dua atau lebih item untuk menyusun kesamaan
atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan perbandingan ini, user berada pada
posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional.
Ada tiga macam laporan yang membandingkan data :
·
Horizontal Report
Neraca dan laporan
rugi laba menunjukkan laporan keuangan periodik yang meringkas ribuan transaksi
dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan memperoleh
gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini dapat
dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item dibandingkan
dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan sebelumnya.
·
Vertical Report
Laporan yang
membandingkan suatu bagian komponen dengan totalnya.
·
Counterbalance Report
Setiap situasi
dibandingkan dalam laporan.
Contohnya, skenario
yang terburuk, layak, dan terbaik dapat
membantu para perencana menilai proyek-proyek yang berisiko, juga informasi
berharga bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan.
q Laporan
Untuk Monitor Variansi Data
Laporan ini dibedakan menjadi :
·
Variance Report : laporan yang dibuat untuk membandingkan
standard dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai
dengan waktu atau selesainya suatu proses.
·
Exception Report : laporan ini seperti variance report,
tetapi beberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atau aktivitas.
Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai
dengan batasan atau kuota.
1.2.
Dasar-dasar Merancang Layar (Pedoman Perancangan Laporan)
Teknik untuk merancang layar laporan
dapat diperoleh atau diadopsi dari perancangan laporan di kertas. Yang harus
diperhatikan :
·
Organisasi dari layar
·
Justifikasi dari field data dan pelabelan
·
Judul
·
Spasi
·
Identifikasi judul dan layar
·
Warna
q Membuat
Grafik Untuk Ilustrasi Data
Grafik merupakan suatu cara untuk mengilustrasikan
informasi numerik yang dapat dipahami dengan cepat.
Grafik mengubah kuantitas ke suatu
bentuk. Ada empat tools untuk prototipe grafik, yaitu Spreadsheet, CASE tools,
DBMS, dan 4th GL.
Grafik dibagi-bagi dalam beberapa
kategori berdasarkan jenis informasi
yang diinginkan :
·
Scatter graph: untuk menunjukkan
trend suatu data.
·
Line graph : menggambarkan fluktuasi melalui
waktu, apakah
naik atau turun, tinggi, rendah, atau stabil.
·
Bar graph : menunjukkan proporsi
atau hubungan kuantitas
satu sama lain.
Ada dua macam bar
graph, yaitu :
-
Horizontal Bar Graph :
membandingkan item-item yang berbeda pada waktu yang sama.
-
Vertical Bar Graph : mengukur
item yang sama dibandingkan pada periode waktu yang berbeda.
·
Sectograph : menggambarkan bagaimana membagi jumlah
total.
Ada dua macam
sectograph :
-
Pie chart : merupakan
suatu lingkaran yang
terbagi dalam
dua atau
lebih segmen yang
merepresentasikan
suatu persentasi.
-
Layer graph : seperti line graph, tetapi area antar garis
menunjuk-
kan kuantitas dan
menambah jumlah totalnya.
·
Picturegraph : menggunakan simbol-simbol atau icon-icon
khusus
sebagai pengganti bar. Setiap
gambar menunjuk-
kan kuantitas item
yang diilustrasikan.
q Membuat
Tabel dan Matriks
Tabel dan matrik menggabungkan ciri
dari laporan tabular konvensional dan grafik. Keduanya dapat dipakai untuk
hubungan yang penting, menunjukkan perbandingan, dan memberikan instruksi.
Membuat
Tabel
Tabel dibentuk dari sejumlah kolom
dengan judul subyek yang diatur dalam garis. Tabel sangat berarti untuk
menyediakan rangkuman informasi eksekutif.
Membuat
Matriks
Elemen kolom dan baris yang diatur
dalam segi empat. Matriks sangat baik untuk menunjukkan hubungan antara elemen.
1.3.
Pengaturan Tata Letak Isi Output
Pengaturan isi dari output akan
secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti.
Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan perancangan yang penting dan
sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun programmer.
Bagi pemakai sistem digunakan untuk
menilai isi dan bentuk dari output, apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan
atau belum.
Bagi programmer akan digunakan
sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan.
Programmer membutuh-kan perancangan output ini untuk menentukan posisi kolom,
baris dan informasi yang harus disajikan di suatu output.
Pengaturan tata letak isi output yang
akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data
output.
2. PERANCANGAN INPUT
Input mengawali dimulainya proses informasi. Input perlu direncanakan untuk
mengkonversikan data mentah ke dalam informasi yang berguna (input – output).
Beberapa kegiatan di bawah ini memakai data mentah atau
data input :
·
Insert into, delete from, update database
·
Menggabungkan dengan data lain dari database
untuk menghasil-kan output
·
Masukkan dan proses langsung menjadi output
tanpa menggabungkan dengan data lain
·
Memulai aksi atau melaksanakan suatu tugas
·
Mengadakan dialog dengan sistem
Beberapa
media dan metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan input data :
·
Paper form yang
digabungkan dengan layar data-entry
·
Electronic
form
·
Direct-entry
devices
·
Codes
·
Menus
·
Natural
language
2.1
Perancangan Formulir Kertas
Formulir kertas merupakan pembawa data fisik. Kejadian
berlangsung, transaksi terjadi, dan aksi diambil. Aktivitas ini menghasilkan
data yang dapat diambil dan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses.
Aktivitas pemasukkan data dapat dilakukan dengan keying atau scanning.
Pada beberapa perusahaan, form ini menjadi suatu bisnis,
seperti asuransi, saham, hipotik, kredit, dll.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam merancang
formulir kertas :
1.
Pemilihan
Kertas
Beberapa faktor harus dipertimbangkan
di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu :
·
Lama formulir akan disimpan
·
Penampilan dari formulir
·
Banyak formulir tersebut ditangani
·
Bagaimana penanganannya (halus, kasar,
dilipat, atau dibawa-bawa oleh pemakainya)
·
Kemudahan untuk digunakan
·
Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
·
Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin,
lembab, dll)
·
Metode untuk pengisian data di formulir
(tulis tangan, mesin)
·
Keamanan terhadap pudarnya data
Semakin lama formulir akan disimpan,
formulir tersebut harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas
harus semakin baik pula.
2. Ukuran
Kertas
Usahakan ukuran kertas yang digunakan
berupa ukuran kertas yang standar dan banyak dijual. Jika kertas tidak standar,
sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas,
seperti ukuran kertas standar dibagi 2, 3, 4, dst.
3. Warna
Penggunaan warna membantu
mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan. Warna yang baik
adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna
yang baik adalah warna yang cerah.
4. Judul
Formulir
Formulir harus diberi judul untuk
menunjukkan jenis dan kegunaannya. Judul dibuat sesingkat mungkin tetapi jelas.
Nama perusahaan juga perlu dicantumkan.
5. Nomor
Formulir
Nomor dapat digunakan untuk
menunjukkan keunikan. Dapat diletakkan di pojok kiri bawah atau di bawah kanan.
Nomor formulir ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya.
6. Nomor
Urut Formulir
Nomor urut dari masing-masing
formulir ini biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat
perlu untuk tujuan pengendalian, pelacakan pemeriksaan, dan pengarsipan.
7. Nomor
dan Jumlah Halaman
Jika formulir terdiri lebih dari satu
halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halaman, supaya
bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Nomor dan jumlah halaman ini
biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.
8. Spasi
Spasi antar baris dan spasi antar
karakter pada formulir harus diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi
dengan data yang dicetak dengan mesin.
9.
Pembagian Area
Formulir harus dibentuk dengan
pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan dalam pengisian atau
pencarian data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area
kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi,
area jumlah, dan area nomor.
10. Caption
Merupakan kata-kata yang dicetak di
formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus
diisikan. Jenis-jenis caption : box
caption, yes/no check off caption, horizontal check off caption, checklist
caption, blocked spaces caption dan scannable form caption.
11.
Instruksi dalam Formulir
Formulir
yang baik harus bersifat self-instruction,
artinya harus berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk
menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.
12. Jendela
di Amplop
Jika formulir harus dikirimkan, dapat
dipergunakan amplop yang berjendela supaya mengurangi penulisan nama dan alamat
yang dikirim pada amplop.
13. Jumlah
Tembusan
Banyak tembusan atau rangkap dari
formulir harus dibuat seefisien dan seefektif mungkin, tidak boleh berlebihan
dan tidak boleh kurang. Jumlah dari tembusan ini tergantung dari jalur
distribusinya, yaitu dapat berupa jalur distribusi urut (sequential routing), dan jalur ditsribusi serentak (concurrent routing).
2.2.
Pengelolaan dan Perancangan Formulir Elektronik
Merupakan layar pengisian data yang dirancang untuk
digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Formulir elektronik dirancang pada
sebuah digitizer atau layar Video Display Terminal (VDT) dari sistem CASE,
menggunakan beberapa komponen seperti pada formulir, yaitu :
·
Pembagian area
·
Instruksi
·
Line, box dan caption
·
Indikator field data
·
Urutan pedoman perancangan
q Pengelolaan Formulir Elektronik
Sesudah formulir ini dirancang dan disetujui, formulir
disimpan pada media magnetik atau media optikal dan dikirim ke workstation.
Formulir elektronik ditampilkan pada layar workstation, dan diisi oleh user
melalui keyboard. Jika hard copy dari formulir elektronik ini diperlukan, dapat
diakses dari database dan dihasilkan oleh printer.
Smart Electronic Forms
Formulir elektronik yang cerdas menunjukkan bagaimana
user mengisi formulir, menyediakan instruksi-instruksi dan pesan-pesan secara
online, melakukan perhitungan, dan mengirimkan data untuk pemrosesan tambahan.
q Perancangan Formulir Elektronik
Untuk merancang formulir ini kita mengambil data dari dokumen sumber, dan
kita harus mengikuti format dari dokumen sumber. Dengan formulir elektronik,
tidak dibutuhkan lagi dokumen sumber.
q Pemasukkan Data secara Langsung
Komponen hardware yang biasanya digunakan untuk
memasukkan data ke dalam formulir adalah keyboard. Keyboard merupakan alat
untuk masuk ke dalam sistem informasi. Karena pemasukkan data melalui keyboard
bergantung pada keahlian dan usaha manusia, hal ini tidak selalu menjadi cara
yang paling efisien dan akurat untuk memasukkan data.
Pemasukkan data secara langsung sering disebut sebagai
otomatisasi data sumber, merupakan suatu cara menginput data yang tidak
membutuhkan pemasukkan data dengan membaca sesuatu dari dokumen sumber, atau
mengisi pada formulir elektronik, jadi menambah efisiensi pengisian data dan
mengurangi kemungkinan kesalahan pada saat proses pengisian.
Beberapa peralatan pemasukkan data secara langsung
adalah :
·
Magnetic Ink Character Recognition (MICR)
·
Optical Character Recognition (OCR)
·
Optical Mark Recognition (OMR)
·
Digitizer
·
Image scanner
·
Point-of-Sales (POS) devices
·
Automatic Teller Machine (ATM)
·
Mouse
·
Voice recognition
2.3.
Pengkodean Input
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data,
memasukkan data ke dalam komputer, dan untuk mengambil bermacam-macam informasi
yang berhubungan dengannya.
Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf,
karakter-karakter khusus (misalnya %, /, #, $, &, :, dsb), simbol kode
batang (bar code), warna, dan suara.
2.3.1
Petunjuk Pembuatan Kode
Beberapa kemungkinan susunan angka, huruf, dan
karakter-karakter khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode.
Di dalam merancang suatu kode hal-hal berikut ini perlu
diperhatikan:
1.
Mudah diingat
2.
Unik
3.
Fleksibel
4.
Efisien
5.
Konsisten
6.
Sesuai standar
7.
Menghindari spasi
8.
Menghindari karakter yang mirip
9.
Panjang kode harus sama
2.3.2. Tipe
Kode
Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan
di dalam sistem informasi.
Tipe kode tersebut adalah :
Kode
Mnemonik (Mnemonic Code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah
diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian
karakter dari item yang akan diwakili oleh kode ini. Umumnya kode mnemonik
menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka.
Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat, dan kelemahannya adalah kode dapat
menjadi terlalu panjang.
Contoh : P =
Pria; W = Wanita.
Kode Urut
(Sequential Code)
Kode urut disebut juga kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode
dengan kode berikutnya.
Contoh : 001
Kas
002
Piutang Dagang
003
Persediaan Produk Selesai
004
Persediaan Produk Dalam Proses
005
Persediaan Bahan Baku
|
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
Sederhana, mudah diterapkan, kode dapat
pendek tetapi unik, mudah dicari bila kodenya diketahui, cocok untuk rekaman
di file yang menggunakan nomor record relatif, baik untuk pengendalian.
|
Penambahan kode hanya dapat ditambahkan
pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika
tentang informasi item yang diwakilinya, tidak fleksibel bila terjadi
perubahan kode.
|
Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok
tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atau dasar pemakaian
maksimum yang diharapkan.
Contoh :
Blok Kelompok
1000 - 1999 Aktiva
Lancar
2000 - 2999 Aktiva
Tetap
3000 - 3499 Hutang Lancar
3500 - 3999 Hutang Jangka Panjang
4000 - 4999 Modal
Dari blok-blok kode untuk masing-masing kelompok
rekening utama, maka rekening-rekening AKTIVA LANCAR dapat mempunyai kode
diantara 1000 sampai dengan 1999 sebagai berikut :
1000
Kas
1100
Piutang Dagang
1200
Persediaan Produk Selesai
1210
Persediaan Produk Dalam Proses
1220 Persediaan Bahan Baku
|
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
Nilai dari kode mempunyai arti, mudah
diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian, proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan
lebih mudah.
|
Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, kurang mudah diingat.
|
Kode Group
(Group Code)
Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field
dan tiap field kode mempunyai arti.
Contoh : Kode ISBN, NPM
|
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
Nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat ditambah atau
dibuang sebagian, menunjukkan jenjang dari data.
|
Kode dapat menjadi panjang.
|
Kode
Desimal (Decimal Code)
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit
angka desimal dimulai dari angka 0 .. .9, atau 00 .. 99, tergantung dari
banyaknya kelompok.
Contoh : 00 Aktiva Lancar
00100
Kas
00200
Piutang dagang
00300
Persediaan produk selesai.
01 Aktiva Tetap
01100
Tanah
01200
Bangunan Kantor
Tidak ada komentar:
Posting Komentar